Policy

Vi tar ditt personvern på alvor og vil behandle personopplysninger om deg på en lovlig og sikker måte. Når du er i kontakt med oss i forbindelse med en rekrutteringsprosess eller som oppdragsgiver, vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Som kunde:
Når du henvender deg som kunde ved å sende en forespørsel til vår e-postadresse: til@MATAE.no eller direkte til en av våre kollega, vil du sannsynligvis oppgi kontaktperson/navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene lagres i våre databaser for at vi skal kunne kommunisere med deg. Vi registrerer nødvendig informasjon om hvilke av våre tjenester du etterspør/benytter og hvordan du bruker dem. Alle personopplysninger vi lagrer er for at vi skal kommunisere med, og skape en best mulig kundeopplevelse for deg. Hvis du har et aktivt kundeforhold til MATAE, vil vi kunne sende deg informasjon og markedsføring. Vi bruker da registrert epost eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Dette skjer innenfor rammene av markedsføringsloven. Har du ikke et aktivt kundeforhold til oss, vil vi bare sende slik markedsføring om du har gitt oss et eksplisitt og informert samtykke til dette.

Som samarbeidspartner/leverandør:
Vi registrerer kontaktpersoner hos samarbeidspartner/leverandør med navn, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg registrerer vi nødvendig informasjon om avtaleforholdet vi har, samt oppfølging av disse.

Som kandidat:
Når du henvender deg til oss som søker på generelt grunnlag blir du bedt om å oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer), laste opp søknad og CV. Disse opplysningene lagres i våre databaser for videre saksbehandling og dialog med deg. Tilsvarende informasjon lagres når vi kontakter deg som følge av et aktivt kandidatsøk.

Når du blir registrert som kandidat hos oss fordi du er søker til en bestemt stilling eller som følge av et aktivt kandidatsøk, vil vi også registrere nødvendig informasjon om hvilke konkrete rekrutteringsprosesser du viser interesse for/kan være aktuell for, og din «kandidatstatus» i disse. «Kandidatstatus» vil si hvor langt du har kommet i rekrutteringsprosessen og om du evt. har blitt ansatt hos en av våre kunder. Dette betyr at vi også lagrer notater/referater og annen dokumentasjon som inngår i rekrutteringsprosessen.

Som potensiell kandidat:

Noen ganger registrerer vi opplysninger om potensielle kandidater på eget initiativ. Opplysningene henter vi som regel inn gjennom søk i åpne kilder på nettet. Når du blir registrert som potensiell kandidat vil vi kun registrere nødvendig informasjon om deg. Ofte er dette en CV du selv har gjort tilgjengelig via LinkedIn eller lignende tjenester. Hvis din epostadresse og ditt telefonnummer er tilgjengelig vil vi registrere dette også. Grunnlaget for denne registreringen er det som kalles berettiget interesse (jf. GDPR Art. 6f). Grunnlaget i GDPR Art 6 om gitt samtykke bruker vi basert på at du som kandidat nå, eller tidligere har gitt samtykke til oppbevaring og bruk av dine personopplysninger til rekrutteringsformål. Potensielle kandidater kan også registrere seg selv og sin CV for stillinger/styreverv via våre hjemmesider. Du blir da bedt om å oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer) og laste opp CV og eventuell søknad. Disse opplysningene lagres i vår database for videre saksbehandling og dialog med deg. MATAE vil tidvis gjennomføre kunde- og kandidatundersøkelser. Det er frivillig å delta i disse undersøkelsene og resultatene fra slike undersøkelser vil være anonymiserte.

Hvordan og hvor lenge vi behandler personopplysningene om deg. (lagringstid)
MATAE vil ikke lagre data lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og lovpålagte plikter vi har. Det betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. I tillegg behandler vi personopplysninger for å kunne dokumentere arbeidet vårt, og dersom den enkelte kandidat har samtykket til dette, for å kunne benytte personopplysningene i forbindelse med fremtidig rekruttering. MATAE har vedtatt gyldighetsperiode ved samtykke på 5 år. Ved ingen samtykke vil opplysningene lagres tilsvarende garantiperioden, det vil si 1 år etter tiltredelse av ansatt kandidat. Når vi gjennomfører rekrutteringsoppdrag, deler vi personopplysninger med våre kunder. Dette er regulert i Databehandleravtale mellom MATAE og kunden. MATAE deler, selger eller formidler ikke personopplysninger på noen annen måte enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være et samtykke fra deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

I en rekrutteringsprosess vil vi sende dine personopplysninger til vår oppdragsgiver. Vår oppdragsgiver er således en databehandler. Vi inngår avtale om databehandling i vår kontrakt med oppdragsgiver.

I en styre- og lederevaluering vil vi behandle personopplysninger for vår oppdragsgiver. Vår oppdragsgiver er således en behandlingsansvarlig, og vi er databehandler. Vi inngår avtale om databehandling i vår kontrakt med oppdragsgiver.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss på personvern@matae.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. I særlige tilfeller vil vi be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg. Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss på personvern@matae.no.

Klage
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer i personvernerklæringen
MATAE vil oppdatere sin personvernerklæring fortløpende i henhold til gjeldende regelverk. En elektronisk lesbar personvernerklæring vil til enhver tid være tilgjengelig på våre hjemmesider.

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du ta kontakt:

e-post: personvern@matae.no 

behandlingsansvarlig/personvernombud Hege Rødland

Telefon: +47 916 17 560
Organisasjonsnr.: 930 353 140